Za Surove Strasti piše: Dražen Oreščanin – stručnjak u području business intelligence i suosnivač domaće tvrtke Poslovna Inteligencija s kojim smo razgovarali u epizodi 121
Sigurno ste sto puta čuli neko od pravila da postoje dvije vrste ljudi ili dva načina na koji možete pristupiti djevojci ili nešto slično. Ovo je moja priča o dva načina…
Moje pravilo je vrlo jednostavno: Uvijek postoje dva načina da se nešto napravi. Neko će možda reći da su to pravi i krivi način, lakši i teži način, direktni ili zaobilazni način. Moj odgovor je da je jedan način taj da nešto ja osobno napravim, a drugi način je da to netko drugi napravi. Ako mogu birati između dva načina da nešto bude napravljeno, uvijek biram drugi način.
Naravno, ne mislim podcjenjivati vrijednosti timskog rada, ali gotovo svaki posao se može podijeliti na manje zadatke koje onda izvršava pojedinac. Postoji i izuzetci, poput guranja auta koji je zaglavio u blatu, koje uvijek zahtijeva zajednički rad nekoliko snažnih momaka, ali vratimo se početnoj postavci da je malo detaljnije pojasnimo.
PREDNOSTI I NEDOSTATCI
Ako nešto radiš sam, to ima svojih prednosti – ono što radiš ne ovisi o drugima, sam možeš kontrolirati rokove i odgovarati za kvalitetu učinjenog. S druge strane, resursi koje kao pojedinac na menadžerskoj poziciji imaš, prvenstveno ograničenje vremena koje imaš na raspolaganju, vode do toga da neke stvari trebaš delegirati drugima da naprave.
Kod stvari koje netko drugi dobije kao zadatak, uvijek postoje očekivanja u vezi kvalitete učinjenog i rokova realizacije. Ono što je vrlo često problem je da konačan rezultat nije u skladu s očekivanjima.
Što možemo napraviti da to izbjegnemo?
Zadatak koji je onome koji ga daje jednostavan i neizazovan, onome koji ga dobija može biti itekako izazovan. Kada nekome zadajete zadatak, uvijek probajte dati zadatak koji zahtijeva malo više znanja od onoga što ste sigurni da osoba ima. Na taj način ćete razvijati analitičnost i sposobnost rješavanja problema kod kolega, te im omogućavati da napreduju kroz učenje novih stvari.
KRITERIJI DELEGIRANJA
Sa strane onoga koji daje zadatak, primarno moramo osigurati da onaj koji dobija zadatak ima potrebne resurse – dovoljno znanje (plus onaj mali dodatak novoga u zahtjevu) i raspoloživo vrijeme za realizaciju. Ako bilo koji od ta dva uvjeta nije zadovoljen, rezultat ili neće biti dobar ili će kasniti. Na onome koji daje zadatak je odgovornost da procijeni koje znanje i koliko vremena je potrebno za realizaciju, te da očekivanja budu realna. Onaj koji dobija zadatak ima odgovornost za kvalitetnu i pravovremenu realizaciju, te za komunikaciju i pitanja ako bilo što nije jasno.
ŠUMOVI U KOMUNIKACIJI
U tom procesu se često dešavaju različite pogreške. Zadatkodavac često zna zadati prekratak rok ili zadatak koji zadatkoproimac nije u stanju izvršiti. S druge strane zadatkoprimac često prešuti da nešto ne zna, ne pita za pomoć i konačni rezultat bude nekvalitetan. Dešava se da dođe rok kada zadatak treba biti gotov, a zadatkoprimac niti ne javi da nije završio i kada misli da će zadatak biti završen.
Uzrok svih tih problema je nesrazmjer između očekivanja i stvarne mogućnosti realizacije – onaj koji je dobio zadatak ili nema znanje ili vrijeme potrebno za realizaciju, a u najgorem slučaju može se i desiti da jednostavno iz nekog razloga ne želi realizirati zadatak koji je dobio.
U konačnici, delegiranje zadataka je kompleksan proces koji od obije strane zahtijeva znanje i razumijevanje. Ovo pravilo je primjenjivo i u poslovnom i u privatnom životu, primjerice možete to koristiti u odgoju djeteta i zadacima koje mu dajete u pojedinom razdoblju života.
FOKUS NA REZULTAT
Kao konačan zaključak – da, uvijek ću preferirati da neki posao odradi netko drugi, ali moram znati kome i što delegiram, da budem siguran da će rezultat koji dobijemo biti u skladu s očekivanjima. Na taj način mogu osigurati da imam vremena za zadatke koje baš ja moram odraditi, poput pisanja ovog teksta. Loše odrađen posao se vraća kao bumerang, uvijek te pogađa s leđa u trenutku kada najmanje očekuješ, te kreira ne samo dodatni posao, nego i dodatne frustracije.
Podcast intervju s Draženom možete poslušati u epizodi 121 Surovih Strasti
